W biznesie pisanie e-maili z podziękowaniami przydaje się przy wielu okazjach, np. gdy chcesz podziękować komuś za złożenie zamówienia lub zapisanie się do newslettera. E-maile z podziękowaniami pokazują, że dbasz o swoich klientów i cenisz sobie waszą relację. W tym artykule pokażemy Ci, jak napisać idealny e-mail z podziękowaniami i co powinien zawierać.
Na początek powiedzmy kilka słów o tym, dlaczego wysyłanie e-maili z podziękowaniami jest tak istotne. Po pierwsze, to chyba najlepszy sposób na okazanie uznania swoim klientom/klientom/użytkownikom. Dzięki takim wiadomościom nie tylko budujesz dobre relacje ze swoimi klientami, ale możesz także rozwijać ich lojalność względem Twojej firmy. Ludzie chętniej utrzymują relacje biznesowe, jeśli widzą, że druga strona, w tym przypadku Twoja firma, traktuje ich jak prawdziwych ludzi, a nie numery statystyczne.
Po drugie, e-maile z podziękowaniami pozwalają na utrzymanie stałej komunikacji z grupą docelową, co jest istotne dla dobrych, długoterminowych relacji z Twoimi odbiorcami.
Ogólnie rzecz biorąc, warto przyjąć, że e-maile z podziękowaniami wysyłasz przy każdej możliwej okazji. Niektóre typowe sytuacje obejmują:
- zapis do newslettera
- pobranie lead magneta
- złożenie zamówienia
- prośba o wycenę/ofertę
- rozpoczęcie bezpłatnego okresu próbnego itp.
Za chwilę przyjrzymy się bliżej tym różnym scenariuszom.
Jaki powinien być dobry e-mail z podziękowaniem?
Podstawowe zasady wysyłki takich wiadomości są uniwersalne, niezależnie od tego, za co chcesz podziękować swoim odbiorcom. Oto najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę:
NIE ZWLEKAJ Z PODZIĘKOWANIAMI
W idealnym scenariuszu e-maile z podziękowaniami powinny być wysyłane automatycznie zaraz po wykonaniu akcji, za którą chcesz podziękować. Jeśli np. ktoś złożył prośbę o bezpłatny okres próbny, powinien otrzymać e-mail z podziękowaniem i dodatkowymi szczegółami w ciągu kilku minut po wykonaniu tej czynności.
PODAJ WIĘCEJ SZCZEGÓŁÓW
E-mail z podziękowaniami powinien zawierać więcej informacji. W większości przypadków istnieją dalsze kroki lub instrukcje, o których możesz wspomnieć. Zrób to w jednej wiadomości; w przeciwnym razie Twoi klienci mogą pomyśleć: „I co dalej? Przecież czekam ciągle na…”. Nie pozwól swoim klientom czekać; to, że im za coś dziękujesz, szybko zostanie przyćmione przez fakt, że Twoi klienci nie dostali potrzebnych informacji (np. danych do logowania) i na pewno woleliby dostać właśnie te informacje, a nie pustego maila z podziękowaniem.
WYKORZYSTUJ PERSONALIZACJĘ
Jeśli to tylko możliwe, Twoje e-maile z podziękowaniami powinny być spersonalizowane. Zacznij od przywitania odbiorcy po imieniu. „Cześć, Marku!” brzmi bardziej osobiście niż „Drogi Użytkowniku”. Aby osiągnąć taki rezultat, możesz wykorzystać naszą funkcję do zarządzania bazą kontaktów.
UŻYJ TYCH DOKŁADNIE SŁÓW I BĄDŹ KONKRETNY
Nie zmuszaj się do wymyślenia jakiegoś nietypowego lub super-kreatywnego sposobu podziękowania swoim odbiorcom. Proste „dziękujemy Ci za…” załatwia sprawę; takie podziękowanie jest proste i akceptowane przez ludzi na całym świecie. Nie kombinuj na siłę, jeśli nie musisz. Ważne jest także, aby konkretnie napisać, za co chcesz podziękować.
DOŁĄCZ CTA/INFORMACJĘ O KOLEJNYCH KROKACH
Wyobraź sobie, że chcesz podziękować komuś za zapisanie się na bezpłatny okres próbny Twojej platformy. Koniecznie wspomnij o kolejnych krokach. Możesz na przykład użyć tego samego e-maila, aby zachęcić takiego klienta, aby umówił spotkanie onboardingowe. Możesz też przekazać mu dane do logowania wraz z wytycznymi dotyczącymi tego, gdzie i jak może zalogować się do Twojego systemu. Pamiętaj, że każdy e-mail musi mieć konkretny cel i pomagać Ci w rozwoju firmy.
BĄDŹ SZCZERY
Wreszcie, niezależnie od wizerunku Twojej firmy i tonu komunikacji, e-maile z podziękowaniami powinny być przede wszystkim szczere i pozytywne. Pamiętaj, że Twoim celem jest sprawienie, aby Twoi klienci poczuli się lepiej. To nie jest odpowiedni moment na żarty lub ironię (nawet jeśli jest to zabawne).
E-maile z podziękowaniami na różne okazje
Zobaczmy teraz, na co warto zwrócić uwagę, dziękując za różne rzeczy.
ZAPIS DO NEWSLETTERA
Napisz, że doceniasz to, że klienci ufają Ci na tyle, żeby korzystać z Twojej wiedzy i rad. Możesz także wspomnieć, co zyskają, czytając Twój newsletter (w ten sposób od razu budujesz mocny fundament pod przyszłą komunikację). Jeśli to możliwe, powiedz coś, co wzmocni tzw. dowód społeczny.
Oto co możesz napisać:
Witaj, Joanno! Dziękujemy za zapisanie się do naszego newslettera! Cieszymy się, że ufasz nam na tyle, że chcesz korzystać z naszej wiedzy. Obiecujemy, że dołożymy wszelkich starań, aby tego zaufania nigdy nie zawieść. Naszym celem jest pomóc Ci skuteczniej zarządzać marketingiem Twojej firmy, abyś mogła łatwiej i szybciej osiągać swoje cele. Dołączyłaś właśnie do 1200 innych subskrybentów, którzy rozwijają z nami swój biznes. Jeśli masz jakieś sugestie dotyczące tego, o czym chciałabyś tutaj przeczytać, nie wahaj się z nami skontaktować!
POBRANIE LEAD MAGNETU
Wyjaśnij, dlaczego ten konkretny lead magnet będzie przydatny Twojemu odbiorcy i jak może pomóc mu w codziennej pracy. Możesz także poprosić ich o sugestie dotyczące tego, co możesz ulepszyć w swoim lead magnecie.
Oto przykład wiadomości z podziękowaniem:
Hej Karol! Dziękujemy za pobranie naszego [nazwa lead magnetu]. Cieszymy się, że możemy podzielić się z Tobą naszymi zasobami i wiedzą. Twoje zainteresowanie [tematyka/branża] wiele dla nas znaczy i chcemy dostarczać Ci wysokiej jakości treści, które pomogą Ci osiągnąć Twoje cele i radzić sobie z wyzwaniami. Jeśli masz pomysł, co moglibyśmy dodać do tej publikacji, skontaktuj się z nami! Chcemy Cię wspierać na każdym kroku.
ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA
Tutaj klient wykonał już ten najważniejszy, ostateczny krok; właśnie złożył zamówienie. Chcesz zatem po prostu podtrzymać dobrą reputację swojej firmy i zapewnić klienta o stałym wsparciu. Oto co możesz powiedzieć:
Hej, Anno! Dziękujemy Ci za złożenie zamówienia! Dokonałaś właściwego wyboru; ten [produkt/usługa] z pewnością pomoże Ci w osiągnięciu [cel produktu]. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy przy zamówieniu, skontaktuj się z naszym zespołem. Jesteśmy tutaj, aby zagwarantować, że masz wszystkie informacje i wsparcie, którego potrzebujesz!
PROŚBA O WYCENĘ/OFERTĘ
Tutaj Twój klient jest szczególnie zainteresowany wyceną, której od Ciebie oczekujesz, więc podziękowanie powinno być naprawdę krótkie:
Hej, Tomku! Dziękujemy za wiadomość/prośbę o wycenę! Po przeanalizowaniu Twojego zapytania, mamy dla Ciebie następujące opcje/usługi:
[opisz swoją ofertę].
ROZPOCZĘCIE DARMOWEGO DOSTĘPU
Ten powód do kontaktu z klientem jest również bardzo ważny w komunikacji B2B. Podobnie jak w powyższym przykładzie, Twój klient oczekuje w tej chwili więcej informacji, więc nie zabieraj mu zbyt dużo czasu; pisz krótko i na temat:
Witaj, Patryku! Dziękujemy Ci za rozpoczęcie bezpłatnego okresu próbnego na naszej platformie! Jesteśmy pewni, że pomoże Ci ona w [opisie usługi/problemu]. Możesz już aktywować swój próbny dostęp, wystarczy, że skorzystasz z tych danych logowania:
[adres internetowy]
[e-mail]
[tymczasowe hasło]
Kiedy zalogujesz się po raz pierwszy, będziesz mógł zmienić swoje hasło tymczasowe.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy przy dostępie do naszej platformy, skontaktuj się z naszym zespołem. Jesteśmy tutaj, aby upewnić się, że masz wszystkie informacje i wsparcie, którego potrzebujesz!
Podsumowanie
Jak widać, te e-maile nie są zbyt skomplikowane i nie powinny takie być. Ważne jest, abyś pokazał, że doceniasz swojego klienta. Właśnie tak buduje się dobre relacje z nimi!
iPresso oferuje wiele narzędzi, które pomogą Ci usprawnić komunikację z klientami. Jeśli chcesz zobaczyć, jak nasza platforma działa w praktyce, zapraszamy Cię do skorzystania z bezpłatnego dostępu próbnego. Wystarczy, że wejdziesz tutaj i wyślesz nam ten krótki formularz kontaktowy, a my zajmiemy się resztą!
Odpowiedz