Zdecydowałeś/aś się zorganizować wydarzenie branżowe dla swoich klientów, partnerów biznesowych i współpracowników. Przed Tobą dużo pracy! Na początek czeka Cię sporo planowania, ale w grę wchodzą także inne rzeczy, takie jak marketing, program wydarzenia, zaproszenia i miejsce, w którym to wydarzenie się odbędzie. Na szczęście z naszą pomocą możesz zautomatyzować wiele elementów na liście rzeczy do zrobienia. Zobaczmy, gdzie możesz ułatwić sobie pracę.
Organizacja wydarzenia branżowego to coś, o czym warto zacząć myśleć co najmniej trzy miesiące przed właściwą datą, chociaż jeśli możesz pozwolić sobie na nieco bardziej odległy termin, to zdecydowanie lepiej. Zyskujesz w ten sposób dużo elastyczności – masz więcej możliwości, jeśli chodzi o miejsce, catering i atrakcje dla gości. Często możesz też liczyć na bardziej atrakcyjne ceny w przypadku rezerwacji wydarzenia z dużym wyprzedzeniem.
Wiele kwestii związanych z organizacją wydarzenia specjalnego można zautomatyzować za pomocą platformy do automatyzacji marketingu, takiej jak iPresso. W ten sposób możesz zaoszczędzić dużo czasu i mieć pewność, że każdy otrzyma zaproszenie na czas.
Załóżmy więc, że właśnie planujesz wydarzenie branżowe. Zobaczmy, które rzeczy z Twojej listy to-do można zautomatyzować.
Zautomatyzuj swój event – jak?
Jest co najmniej siedem aspektów organizacji wydarzenia branżowego, które możesz zautomatyzować za pomocą marketing automation. Większość z nich dotyczy zapraszania i utrzymywania kontaktu z osobami, które wezmą udział w Twoim wydarzeniu.
ZARZĄDZANIE BAZĄ KONTAKTÓW
Oczywiście chcesz dotrzeć z informacją o wydarzeniu do wszystkich osób w swojej bazie danych, w tym do klientów, partnerów biznesowych, dostawców, kontrahentów, współpracowników i pracowników. Dzięki naszej funkcji zarządzania bazą kontaktów możesz przechowywać dane wszystkich tych osób w jednym, dobrze zorganizowanym miejscu. Masz szybki i łatwy dostęp do wszystkich danych, w tym danych kontaktowych, które są przecież kluczowe przy wysyłaniu zaproszeń.
WYSYŁKA ZAPROSZEŃ I ZBIERANIE POTWIERDZEŃ
Jeśli w Twojej bazie danych znajdują się setki osób, ręczne wysyłanie zaproszeń może zająć sporo czasu! Możesz zautomatyzować tę część pracy za pomocą scenariuszy MA. Wystarczy stworzyć prosty scenariusz, który będzie polegać na wysyłaniu zaproszeń i pytaniu odbiorców, czy się pojawią. Możesz też dać im trzecią opcję (np. „przypomnij mi o wydarzeniu później”) i ustawić scenariusz, który za miesiąc ponownie wyśle to pytanie do osób, które wybrały właśnie tę opcję. W rezultacie nie musisz się martwić o wysyłanie zaproszeń i zbieranie potwierdzeń przyjścia – dzieje się to automatycznie!
WYSYŁANIE PRZYPOMNIEŃ I NEWSÓW ZWIĄZANYCH Z WYDARZENIEM
W miarę postępów w przygotowaniach do wydarzenia prawdopodobnie będziesz chciał na bieżąco informować gości o tym, co się dzieje. Ukończenie prac nad programem wydarzenia, zaproszenie gościa specjalnego lub rezerwacja atrakcji, zaproszenie innych organizacji, a nawet pozyskanie patronów medialnych – to wszystko istotne wiadomości, o których osoby zainteresowane Twoim wydarzeniem z pewnością chciałyby przeczytać!
Tutaj masz do dyspozycji wiele różnych opcji. Możesz komunikować się z gośćmi za pomocą następujących narzędzi:
- newsletterów (sprawdzą się, gdy masz do przekazania dłuższą wiadomość)
- powiadomień push (są idealne do krótkich newsów i przypomnień)
- WhatsApp (to narzędzie działa świetnie, jeśli chcesz przekazać wskazówki dojazdu lub szczegóły lokalizacji)
INFORMOWANIE O WYDARZENIU NA STRONIE INTERNETOWEJ
Z pewnością chciał(a)byś ugościć osoby, których nie ma w Twojej bazie danych, ale są zainteresowane Twoimi usługami, prawda? W takim przypadku warto opublikować informację o zbliżającym się wydarzeniu w mediach społecznościowych oraz na stronie internetowej. Tutaj masz dwie opcje. Możesz ustawić reklamę pop-up lub potraktować wydarzenie jak „produkt” i umieścić je w sekcji z rekomendacjami na stronie internetowej. Obie opcje są warte Twojej uwagi, a jeśli chcesz uzyskać najlepsze efekty, zdecyduj się na oba rozwiązania!
ZBIERANIE ZGÓD NA PRZETWARZANIE DANYCH
Załóżmy, że zapraszasz potencjalnych klientów i inne osoby, które nie mają, póki co, żadnej relacji z Twoją firmą. W takim przypadku musisz uzyskać od nich zgodę na przetwarzanie danych (RODO), aby zarządzać ich danymi zgodnie z prawem. Jeśli natomiast prowadzisz firmę poza Unią Europejską, w Twoim kraju prawdopodobnie obowiązują podobne przepisy, więc, tak czy inaczej, warto mieć tę kwestię na uwadze. Nasza platforma jest wyposażona w funkcję RODO Managera, która umożliwia przechowywanie wszystkich zgód w jednym miejscu.
REAGOWANIE NA AKTUALNE WARUNKI ZEWNĘTRZNE
W iPresso możesz ustawić określone warunki zewnętrzne, które mają skutkować powiadomieniami dla uczestników Twojego wydarzenia. Nasza platforma może automatycznie „obserwować” wszystkie wskazane przez Ciebie parametry i uruchamiać spersonalizowane scenariusze komunikacji, przetwarzania informacji i obsługi klienta. Na przykład, jeśli możesz mieć tylko ograniczoną liczbę osób w trakcie wydarzenia i wszystkie już są zapisane, możesz wysłać powiadomienie, że lista uczestników jest zamknięta.
ZBIERANIE OPINII PO WYDARZENIU
Po zakończeniu wydarzenia chciał(a)byś się dowiedzieć, co myślą o nim goście, prawda? Zbieranie feedbacku także da się zautomatyzować. iPresso umożliwia tworzenie krótkich i szybkich ankiet oraz analizę ich wyników. W efekcie możesz szybko uzyskać potrzebne informacje, bez konieczności ręcznego analizowania każdej ankiety. Warto też zapytać, jakie wydarzenia lub atrakcje Twoi goście chcieliby zobaczyć w przyszłości. To świetne (i darmowe!) źródło nowych pomysłów na kolejny rok.
Podsumowanie – wykorzystaj marketing automation, żeby zautomatyzować swój event!
Organizacja wydarzenia branżowego bez wątpienia zajmuje sporo czasu i wymaga dużo pracy. Ale dzięki automatyzacji marketingu wszystko staje się trochę łatwiejsze. Korzystanie z różnych funkcji naszej platformy pozwoli Ci zaoszczędzić wiele godzin pracy, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na rzeczach, których nie da się zautomatyzować (takich jak wybór miejsca czy organizacja atrakcji specjalnych).
Z naszą pomocą zyskujesz pewność, że zaproszenia trafią do wszystkich osób potencjalnie zainteresowanych wydarzeniem. A kiedy już to będzie zrobione, będziesz w stanie na bieżąco informować wszystkich gości o tym, co się aktualnie dzieje w związku z eventem. To jeden z warunków udanego wydarzenia firmowego!
Chcesz przetestować naszą platformę i zobaczyć, jak działa w praktyce? Już dzisiaj poproś o bezpłatny okres próbny, a my zajmiemy się resztą! Możesz również zapoznać się z wersjami Enterprise naszej platformy; być może znajdziesz ofertę dopasowaną do profilu Twojej firmy.
Odpowiedz